2015年4月30日 改めて見直したい電子メールの基本

ディレクターのナガハラです。

常日頃、業種にもよるかと思いますが、電子メールの利用が定着していると思います。

 

自分も今の仕事に就いてから毎日数十通のメールをやりとりするのが日課で、年々受信するものも送信するものも増えてきました。むしろメールの対応をこなすことが業務のほぼ半分以上と言ってもいいくらいになっています。

 

受信したメールをチェックし、必要なものに返信するという作業は、単純ではあるけれど、送受信の量が膨大になってくると工夫が必要になってきます。

 

そこで気をつけたいのが2点。基本でもありますが、新入社員の人や配属が変わったりしてメールを使うようになった人、はたまた、今まで使い慣れた人でも改めて気をつけるといい点を整理してみます。

 

【1】件名＝Subject で内容を判別できること。
よく「●●●の件」という漠然とした件名でやりとりをすることがあると思います。シンプルな要件の場合にはこれで全く支障ありませんが、細かいやりとりの場合、複数の要件を併行して進めている場合には困ったことになります。

 

例えば●●●が進行中のプロジェクト名だとします。このプロジェクトについてのメールのやりとりにはいろいろな要件が含まれてきます。
企画についての相談だったり、更新の連絡だったり、関連事項の問い合わせだったり、打合せの調整連絡だったり、いろいろなケースがありますが、これらのメールのすべての件名が「●●●の件」だとごちゃ混ぜになって何がなんだかわからなくなってしまいます。場合によっては重要な連絡が多数のメールに埋もれてしまうことも生じます。

 

最小限、「●●●」に加えて詳細な要件を記載すると大分わかりやすくなります。

 

例えば、
× Subject：●●●の件
○ Subject：【●●●】新着情報更新
　 Subject：【●●●】「オススメ情報#8」原稿送付
Subject：【●●●】公開日程5/8に繰り上げ変更　・・・など

 

という感じになっていれば、メールの一覧を見ただけでも内容、重要なものの判別がしやすくなります。
上記の例では要件の内訳まで区別してしまっていますが、「【●●●】」に関して一連のやりとりを行う場合には、しかるべく要件、プロジェクトがわかる形にしておきたいところです。

 

件名は、工夫次第で整理・確認の効率が格段に変わります。最低でも2階層、必要な場合は3階層くらいまでの情報を含められる重要な要素です。

 

社内でのやりとりなど、近い間柄のちょっとした連絡だと「Subject：長原です」というケースもたまにあります。
ただこれも、要件が微妙？な時は「無題よりは・・・」ということで使う場合があると思いますが、ビジネスメールの場合は適切ではありません。
誰が送ったかは基本的に送信元を見れば分かる情報なので、件名にも書くのはもったいない、むしろ要件が分からないのでNGです。
特別な事情で普段使っていないアドレスから送らなければならない時は仕方ないかもしれませんが、これもセキュリティ観点からはいろいろと他の懸案事項、支障が生じるので、そもそもあってはいけません。

 

というわけで、件名は基本的に明快に必要情報を含めるようにしましょう。

 

【2】返信は件名を書き換えない
受信したメールに対する返信では「Re: [元のSubject]」の形で返信しましょう。
件名を書き換えたり新規メールにしてしまうと、やりとりがメールボックス内でわからなくなってしまいます。
またメールクライアントソフトでは、送受信をスレッドで一覧できるようになっていますが、この機能も使えなくなってしまいます。
逆に、新たな要件なのに、宛先の人から前にもらった別件のメールに返信してしまうと、これも要件がごちゃ混ぜになってしまう原因になります。私自身も、返信メールを元に別の要件で新規メールを送ろうという時に、慌ててそのまま件名を変更せずに送ってしまう、という失敗をすることがたまにあります。件名を書き換えて謝るとともに送り直す、ということもあるので、その時は反省しています（苦笑）。

新しい要件は新しく適切な件名で送りましょう。

 

いずれもちょっとしたことですが、大量の情報をスッキリ整理して利用するためには、やっておくのとやってないのとでは大分違いがあります。
ぜひうまく活用していきたいものですね。

 

と、もう一点。
【3】メール本文の書き方
これについてはいろいろなスタイルがあると思います。
ひとつは、「電子メールは手紙とは違う」という考え方。さすがに「拝啓」や「前略」など、または時候の挨拶で普段のメールをやりとりする人はいないと思いますが（長く連絡をとっていない久しぶりの相手に送る時などは使いますね）、「お世話になっております」は使っている人は多いと思います。

 

電子メールというツールの性質から考えた割り切った見方では「それすらいらない」という考え方もありますが、私個人の考え方としては、これはケースバイケースでいいのかなと思っています。

 

例えば
「件名：ABC会議#5開催連絡」
「本文：
関係各位 AZ長原です。
次回ABC会議の連絡です。
5/10 18:00 弊社会議室にて
以上」

 

みたいな本当に要件のみ割り切ったメールも、送る側、受け取る側の関係性、事前に共有されている情報次第で十分使えます。むしろスッキリ明快で気持ちいい場合もあります。
ただ、お互いの関係がしかるべく確立されている時のみ、という前提があります。関係性を見誤ると、ものすごく失礼千万なメールになってしまうので、この点は注意が必要です。

 

組織の規模にもよると思いますが、社内メールでも「お疲れさまです」はあった方がよいという考え方もあります。ただ、直接話のできるくらいの近くにいる人、頻繁なやりとりをする人が相手の場合は、まどろっこしくてお互いに面倒なので省いてもいいかもしれません。いずれにしても、お互いに気分を害さないというのが大前提と言えるでしょう。誰しも気持ちよく仕事をしたいものです。

 

署名の適切な活用も大事です。
特に頻繁にやりとりするよく知った人であれば省いても構いませんが、基本的には氏名、社名と所属、メールアドレス、TEL/FAX、ホームページのURL、こうした基本情報を挿入しておくのが望ましいです。
メールに加えて電話相談、というような場合に、そのメールを見ながらすぐ連絡をとることができます。
特に所属が変わったり、オフィスが移転したり変更がある場合にも実にスムーズにやりとりをすることができます。

 

この他にも、気をつけたい点などいろいろあります。かれこれ20年近くメールを使っていても目的や状況によって悩むことも多いです。1対1の場合のほか、CC（カーボンコピー）を送る場合やメーリングリストを使う場合にはまた違った留意点が出てきます。

 

このあたりはまた別の機会に。

 

by Nagahara (director)